Пет етапа, всеки със срок, ценови диапазон и начин да спре

Започваме с хронометър, а не с демо

Вместо да питаме какво бихте искали да автоматизирате, питаме колко ви струва процесът днес, измерено по един и същ начин два пъти. Тази единствена промяна решава всичко надолу: дава базова линия, която финансовият отдел приема за знаменател, пренарежда портфолиото и обикновено отписва един-два от кандидатите, с които сте дошли.

Базовата линия се възстановява от системната истина — документи за промени и одитни таблици, а не бележки от интервюта. В SAP това са CDHDR и CDPOS, свързани с EKKO/EKPO/EKBE или BKPF/BSEG; в Dynamics 365 Business Central, Odoo или българска система като Microinvest или Ажур L — съответните одитни таблици. Отчитаме p50 и p90 поотделно, защото средното е числото, което крие проблема, който всъщност имате.

Човекът, който прави това извличане, е човекът от първия ви разговор и човекът, който пише интеграцията. Работим като студио, водено от основателя, с мрежа от поименни специалисти — няма мениджърски слой между вас и работата и няма junior, който се учи върху вашето месечно приключване.

Какво ни трябва от вас

Един етап не може да бъде честен за срока си, ако входните данни идват късно. Това са четирите неща, които реално местят датите ни, и предпочитаме да ги назовем преди подписа, вместо да ги обясняваме в трета седмица.

• Достъп за четене до изходните таблици или извлечение от тях, с поименен човек в ИТ, който може да го даде. Това е най-честата причина двуседмична базова линия да стане петседмична.
• Един собственик на процеса с правото да реши правило за изключение, на разположение около два часа седмично. Не управителен комитет — човек.
• Тестова среда, в която да пишем, или честно признание, че такава няма. Ако няма, ще кажем какво струва това в предпазливост и в календарно време, вместо да се правим, че няма значение.
• Дефиницията на ползата, съгласувана с финансовия отдел преди строежа и в писмен вид: кое се брои — незапълнено работно място, отпаднал разход за подизпълнители, усвоени отстъпки за ранно плащане, избегнати санкции или намалени дни DSO. Шест спестени минути, разпръснати между четиридесет души, никога не се появяват в отчета за приходите и разходите и няма да ги твърдим.

Какво остава при вас, независимо дали продължим

Всеки етап завършва с нещо, което е ваше, във формат, който можете да дадете на друг доставчик. Това е нарочно. Ангажимент, който носи стойност само ако продължи, е форма на заложничество — и точно затова толкова много доклади от discovery се четат като търговски материали с брой страници.

• Писмената бележка от първия разговор — трите процеса, които бихме измерили първи, и този, който бихме оставили на мира — изпратена до два работни дни, независимо дали ще отговорите.
• Process Ledger: самият извлечен event log в XES или OCEL 2.0, анализът на вариантите, p50 и p90 по вариант, делът на преработките по дейност и подреденото портфолио. Преносим към Celonis, Signavio, Apromore или PM4Py — не е заключен при нас.
• Кодът на пилота, тестовете и конфигурацията му, във вашето хранилище от първия комит, а не прехвърлени накрая. Никога не сме държали клиентско хранилище и не искаме тази възможност.
• Runbook-ове, картата на потока от данни с всяко място, където попадат лични данни, планът за извеждане от експлоатация и самият процес по управление на промените. Последното тежи най-много: ако екипът ви не може да пусне промяна в автоматизацията, сме построили зависимост.

Как формираме цената

Всеки етап се офертира като фиксирана цена за дефиниран обхват и се фактурира само за него. Не даваме цена за цяла програма отнапред, защото ще трябва да калкулираме собствената си несигурност в нея, а вие ще платите нашето незнание.

Диапазоните по-долу са индикативни — това, което българско студио, водено от основателя, би очаквало да офертира за ангажимент в средния сегмент, а не оферта. Не включват ДДС и лицензи на трети страни, които моделираме отделно при тройно по-голям обем, за да не изненада сметката за лицензи през втората година.

• Базова линия: 6 000–14 000 EUR за две до три седмици, според това от колко системи трябва да се възстанови event log-ът и дали вече съществува използваемо извлечение.
• Пилот върху реални данни: 14 000–38 000 EUR за четири до осем седмици. Таксата за базовата линия се приспада изцяло, ако продължите до три месеца.
• Внедряване и предаване: 30 000–110 000 EUR за осем до двадесет седмици, според броя на точките за интеграция и според това дали има тестова среда.
• Поддръжка: 1 200–4 500 EUR на месец, безсрочно, с тридесет дни предизвестие и от двете страни, без минимален срок. Абонамент, от който не можете да излезете, е абонамент за нашето удобство.
• Това, което мести офертата в рамките на диапазона, почти никога не е моделът или рамката. Мести я колко системи трябва да се съгласят, има ли целевата система официално поддържан интерфейс за запис и каква част от документите ви е зле сканирана кирилица вместо цифров PDF.

Какво не правим

Четири отказа, всеки от които ни е струвал работа.

• Не даваме фиксирана цена за недефиниран обхват. Да назовем число, преди да сме видели event log-а ви, значи да калкулираме собствената си несигурност във вашата фактура, а в тази сделка доставчикът печели винаги. Губим проекти от фирми, които ще ви дадат уверено число още на първата среща, и предпочитаме да продължим да ги губим.
• Не строим пилот, за който не вярваме, че може да стигне до продукция. Демо върху синтетични данни е лесно и е начинът, по който повечето AI проекти си купуват още едно тримесечие бюджет, преди да умрат тихо. Ако ограничението, което ще ги убие в продукция, се вижда още на пилота, честното е да го кажем тогава — когато ви струва 20 000 EUR, а не 200 000 EUR.
• Не пишем в ERP-а ви през недокументирани таблици, директни записи в базата или изчитане от екрана (screen scraping). Работи в деня на пускането, а после ъпгрейд на S/4HANA, release wave на Business Central или промяна в интерфейса на доставчик го чупи тихо — а тихото счупване във финансов процес е по-лошо от липсата на автоматизация. Където наистина няма интерфейс, ще кажем, че UI автоматизацията е единственият път, ще обявим честно колко често се чупи и ще оставим решението на вас.
• Не се правим, че AI винаги е отговорът. По-чист регистър на доставчиците, поправено правило за толеранс или премахната стъпка за одобрение често струват повече от какъвто и да е модел, а немалка част от това, което препоръчваме, изобщо не съдържа машинно обучение. Това ни изважда от списъка на купувачите, дошли конкретно за AI — филтър, който ни устройва.

Откъде идва методът

Нищо от това не е наше. Етапът с фиксиран апетит и условие за спиране е circuit breaker-ът на Shape Up от Basecamp: ако проектът излезе от срока, по подразбиране не получава удължаване, защото алтернативата е да вложиш кратно на първоначалния апетит в идея, която е трябвало първо да се преосмисли.

Дисциплината около event log-а идва от process mining, формализиран от Wil van der Aalst в TU Eindhoven и стандартизиран като IEEE 1849 (XES), с OCEL 2.0 за случаите, в които един case ID не може честно да представи поръчка, която става три доставки и две фактури. Ограниченията на durable execution — детерминизъм, ключове за идемпотентност, компенсиращи транзакции — са на Temporal и Camunda, а не рамка, която сме измислили. Правилото за пътя на запис е собствената доктрина clean core на SAP.

Цитираме произхода, защото метод без предшественици обикновено е търговски артефакт. Това са най-добрите начини, които сме намерили досега; имената на етапите се смениха два пъти от 2023 г. насам и ще се сменят пак.